Tajima 
確定申告の際に必要な領収書。確定申告が終わった後も、適切に保管しておかなければならないことをご存知でしょうか。
今回は領収書の保管期間やその他帳簿書類の保管期間について解説します。
領収書の保管は5年～7年
領収書の保管に関する規定は、青色申告者と白色申告者で違いがあります。青色申告の方は現金預金取引等関係書類に該当するため7年です。白色申告の方は5年とされています。
参照：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」
なお、確定申告書を提出する際に領収書の添付は必要ありません。その他請求書や見積書などの書類も添付する必要はないのですが、適切に保管しておくことは重要です。 請求書や見積書、帳簿などの保管期間については、のちほどお伝えします。
また、消費税の申告をする方は仕入税額控除を適用することになりますが、仕入税額控除を適用する場合は白色申告でも7年間の保存が必要となります。
参照：国税庁「適格請求書等の記載事項」
帳簿書類の保管期間
前述したとおり、領収書以外の帳簿書類も確定申告が終わった後大切に保管しておく義務があります。
帳簿書類の保管期間を表にまとめました。青色申告と白色申告で分かれています。
【青色申告の場合】
| 保存が必要なもの | 保存期間 |
|---|---|
| 仕訳書、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | 7年 |
| 決算関係書類（損益計算書、貸借対照表、棚卸表など） | 7年 |
| 現金預金取引等関係書類（領収証、小切手控、預金通帳、借用証など） | 7年※ |
| その他の書類 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | 5年 |
※前々年分の所得が300万円以下の方は5年
【白色申告の場合】
| 保存が必要なもの | 保存期間 |
|---|---|
| 収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿） | 7年 |
| 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿） | 5年 |
| 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 | 5年 |
| 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 | 5年 |
出典：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」
以上のように、書類によって保存期間が異なってくるので注意が必要です。
領収書の保管期間はいつからカウントするか
領収書の保管期間はいつからカウントするのが正しいのでしょうか。個人事業主の場合は、確定申告期限の翌日から数えます。例えば令和4年分の確定申告に関する書類は、申告期限の令和5年3月15日の翌日からカウントすることになります。
領収書の日付から5年間もしくは7年間ではないため注意してください。
領収書の保管方法
領収書の保管方法については、
- 紙で領収書を受領した場合
- データで領収書を受領した場合
で保管方法が違ってきます。
①紙で領収書を受領した場合
紙で領収書をもらった際の保管方法はさまざまです。
- スクラップブックに貼って保管する
- ファイルに入れて保管する
- 箱に入れて保管する
- スキャンしてデータとして保管する
保管方法に決まりはありません。ご自身に適した方法を選択してください。
②データで領収書を受領した場合
Amazonで買い物をした際など、電子データで領収書をもらう機会もあるでしょう。その際の保管方法は「電子データで保存すること」と電子帳簿保存法で定められています。
電子帳簿保存法は、税務関係書類のデータ保存に関する法律です。この電子帳簿保存法では、
- 改ざん防止の策を講じていること
- 「日付・金額・取引先」で検索できること
と決められています。保存するファイル形式は問われません。
まとめ
領収書や帳簿書類の保存期間や領収書の保存方法について解説しました。
領収書は使った経費を証明する大切な書類です。定められた期間、適切な方法で保管するようにしましょう。
領収書の保管でお困りのことがあれば、【決算直前・無申告おまかせサポート】に、いつでもお問い合わせください。